Maatwerk software voor het MKB, ook als de klus klein is
Je draait je bedrijf op een lappendeken van Excel, e-mail en losse tools die niet met elkaar praten. De urenlijst van je monteurs staat in een sheet die niemand meer snapt, aanvragen typ je over in je boekhouding, en standaardsoftware doet net niet wat je nodig hebt. Dan bouwen we het zelf: een webapplicatie die aansluit op hoe jouw bedrijf werkt. Een vaste bouwer, een vaste prijs vooraf of 65 euro per uur, en geen traject van een halfjaar als de klus in een paar dagen kan.
Wanneer maatwerk software loont, en wanneer niet
Maatwerk is niet altijd het antwoord. Is er een standaardpakket dat doet wat je nodig hebt, dan zeggen we dat gewoon: dat is goedkoper en sneller. In deze zes situaties verdient een eigen applicatie zich wel terug.
- Je proces past in geen enkel pakket.
Je hebt er een paar geprobeerd en ze kunnen allemaal bijna wat je wilt. Nu buig je je werkwijze om naar de software in plaats van andersom, en dat kost elke week tijd.
- Je bent de grip kwijt over Excel.
Wat begon als een sheet met de urenlijst van je monteurs is uitgegroeid tot een bouwwerk waar alleen jij nog doorheen komt. Een verkeerde kolom en de facturatie klopt niet.
- Je typt dezelfde gegevens in drie systemen.
De aanvraag staat in je mail, de afspraak in je agenda, de klant in je boekhouding. Overtypen kost tijd en levert fouten op die je pas maanden later terugziet.
- Je klanten willen zelf iets kunnen regelen.
De wachtlijst van je praktijk, het lesrooster van je instructeurs, de status van een offerte. Dingen die nu per telefoon gaan en die je klant liever zelf inziet of inplant.
- Je hebt al een dashboard en wilt er een ding bij.
Je leads komen al binnen in je leaddashboard. Wat daaromheen hoort, van urenregistratie tot een eigen aanvraagstroom, zetten we daar bovenop in plaats van als los project ernaast.
- Je klantgegevens staan buiten Europa.
Veel goedkope standaardtools draaien op Amerikaanse servers. Verwerk je gezondheidsklachten of gegevens van cursisten, dan is dat lastig uit te leggen en juridisch een risico.
Een maatwerk webapplicatie laten maken: wat je dan krijgt
Een website vertelt bezoekers wie je bent en zet ze aan tot bellen. Een webapplicatie doet werk: mensen loggen in, voeren gegevens in, en het systeem rekent, plant, koppelt en bewaart. Je opent hem in de browser, op laptop en telefoon, zonder installatie en zonder app store.
Wat we bouwen loopt van een intern planbord tot een klantportaal: urenregistratie voor je monteurs, een wachtlijst met automatische bevestigingen, een lesrooster dat je instructeurs zelf bijhouden, een offerte- en factuurstroom, of een koppeling tussen je aanvraagformulier en je boekhouding.
We werken met gangbare, open techniek en draaien alles op servers binnen de EU. De code en de data zijn van jou. Staat er al een leaddashboard of een conversiegerichte website van ons, dan bouwen we het maatwerk daar bovenop in plaats van ernaast. Dat scheelt je een compleet nieuw fundament.
Van eerste gesprek tot doorontwikkeling, in zes stappen
1. Uitvragen wat het moet oplossen
We kijken eerst naar het proces, niet naar de software. Wat kost je nu tijd, hoe vaak per week, en wat is dat waard? Soms blijkt daar al dat een bestaande tool volstaat, en dan zeggen we dat.
2. Voorstel met een vaste prijs
Je krijgt een afgebakend voorstel: wat we bouwen, wat het kost en in welke volgorde. Grotere projecten knippen we op, zodat je niet in een keer ja hoeft te zeggen tegen het geheel.
3. Bouwen in behapbare stukken
Ontwerp, techniek en oplevering in een hand. Je ziet werkende schermen in plaats van een rapport en kunt bijsturen zolang dat nog weinig kost. Geen maanden stilte, geen black box.
4. Koppelen aan wat je al gebruikt
Boekhouding, agenda, e-mail, je leaddashboard: bestaat er een koppeling, dan gebruiken we die. Bestaat hij niet, dan bouwen we hem. Doel is dat je gegevens nog maar een keer intypt.
5. Livegang met de AVG op orde
Server binnen de EU, een verwerkersovereenkomst, en alleen opslaan wat nodig is met een vastgelegde bewaartermijn. We nemen het met je door, zodat je klanten kunt uitleggen waar hun gegevens staan.
6. Onderhoud en doorontwikkeling
Na oplevering blijft dezelfde bouwer beschikbaar voor updates, kleine wijzigingen en uitbreidingen. Per uur, of in een vast bedrag per maand als je regelmatig iets laat aanpassen.
Van eerste gesprek tot doorontwikkeling, in zes stappen
Uitvragen wat het moet oplossen
We kijken eerst naar het proces, niet naar de software. Wat kost je nu tijd, hoe vaak per week, en wat is dat waard? Soms blijkt daar al dat een bestaande tool volstaat, en dan zeggen we dat.
Voorstel met een vaste prijs
Je krijgt een afgebakend voorstel: wat we bouwen, wat het kost en in welke volgorde. Grotere projecten knippen we op, zodat je niet in een keer ja hoeft te zeggen tegen het geheel.
Bouwen in behapbare stukken
Ontwerp, techniek en oplevering in een hand. Je ziet werkende schermen in plaats van een rapport en kunt bijsturen zolang dat nog weinig kost. Geen maanden stilte, geen black box.
Koppelen aan wat je al gebruikt
Boekhouding, agenda, e-mail, je leaddashboard: bestaat er een koppeling, dan gebruiken we die. Bestaat hij niet, dan bouwen we hem. Doel is dat je gegevens nog maar een keer intypt.
Livegang met de AVG op orde
Server binnen de EU, een verwerkersovereenkomst, en alleen opslaan wat nodig is met een vastgelegde bewaartermijn. We nemen het met je door, zodat je klanten kunt uitleggen waar hun gegevens staan.
Onderhoud en doorontwikkeling
Na oplevering blijft dezelfde bouwer beschikbaar voor updates, kleine wijzigingen en uitbreidingen. Per uur, of in een vast bedrag per maand als je regelmatig iets laat aanpassen.
Goed om te weten
Van wie is de code en de data als we uit elkaar gaan?
Van jou. We bouwen op gangbare, open techniek en leggen bij oplevering vast dat de broncode en de gegevens jouw eigendom zijn. Je krijgt toegang tot de repository en je kunt je data op elk moment exporteren.
Dat betekent ook dat je met die code naar een andere bouwer kunt stappen. Dat is de bedoeling: je blijft klant omdat het werkt, niet omdat je vastzit.
Wat kost een gemiddeld project?
Dat hangt volledig af van de omvang, dus een prijslijst zou je op het verkeerde been zetten. Als richtlijn: reken met 65 euro per uur. Een afgebakende interne tool, bijvoorbeeld urenregistratie die je Excel vervangt, is vaak een kwestie van tientallen uren. Een klantportaal met meerdere rollen, inloggen en koppelingen loopt in de honderden uren en dus in de tienduizenden euro's.
Na een gesprek van twintig minuten kunnen we het meestal al binnen een bandbreedte plaatsen. Grotere trajecten krijgen daarna een vaste prijs vooraf.
Wanneer verdient maatwerk zich terug?
Reken het uit met de tijd die je nu kwijt bent. Kost overtypen en corrigeren jou of je personeel vier uur per week, dan is dat ruim tweehonderd uur per jaar. Daar valt vaak een applicatie van te betalen die dat werk weghaalt.
Gaat het niet om tijd maar om gemiste omzet, bijvoorbeeld aanvragen die blijven liggen, dan ziet de rekensom er anders uit. Ook die maken we eerst, voordat we iets bouwen.
Kunnen jullie koppelen met systemen die we al gebruiken?
Meestal wel. Boekhoudpakketten, agenda's, mailsystemen en betaalproviders hebben vrijwel allemaal een koppeling waar we op kunnen aansluiten. We controleren dat voordat we een voorstel doen, zodat je niet achteraf hoort dat het net niet kan.
Heeft een systeem geen koppeling, dan zijn er vaak omwegen, maar die kosten meer tijd. Dat vertellen we vooraf, inclusief wat het extra betekent.
Kunnen jullie onze Excel-oplossing vervangen?
Dat is een van de meest voorkomende opdrachten. We nemen je sheet door, halen eruit welke regels erin verstopt zitten en bouwen die na in een applicatie waar meerdere mensen tegelijk in werken, met rechten per gebruiker en een geschiedenis van wijzigingen.
Je bestaande gegevens nemen we mee, zodat je niet opnieuw begint. Vaak leveren we eerst het deel op dat de meeste pijn wegneemt en bouwen we de rest daarna.
Hoe zit het met beveiliging en de AVG?
Alles draait op servers binnen de EU, nooit bij een Amerikaanse partij. Je krijgt een verwerkersovereenkomst, we slaan alleen op wat nodig is met een vastgelegde bewaartermijn, en toegang loopt via persoonlijke accounts met rechten per rol.
Voor een fysio- of paramedische praktijk is dat geen bijzin. Verwerk je gezondheidsgegevens, dan is de vraag waar die staan het eerste wat een client of een controleur stelt. Zie ook het AVG-proof leaddashboard.
Kunnen we klein beginnen en later uitbreiden?
Dat heeft onze voorkeur. We bouwen liever eerst het ene ding dat je nu het meeste kost, laten je daarmee werken, en breiden daarna uit op basis van wat je in de praktijk mist. Dat is goedkoper dan vooraf alles bedenken.
De opzet is daarop gemaakt: extra schermen, gebruikers of koppelingen komen erbij zonder dat de basis opnieuw moet.
Wat gebeurt er na de livegang?
Wij hosten en onderhouden het, houden de techniek actueel en lossen storingen op. Wijzigingen en uitbreidingen doen we per uur, of in een vast bedrag per maand als je regelmatig iets wilt laten aanpassen.
Je hebt daarbij steeds dezelfde bouwer aan de lijn, dus je hoeft niet elke keer opnieuw uit te leggen hoe je bedrijf werkt.
Werkt het op mobiel, of heb ik een app nodig?
Een webapplicatie werkt in de browser en schaalt mee met het scherm, dus je monteur gebruikt hem gewoon op zijn telefoon. Geen app store, geen installatie, en een update staat meteen bij iedereen klaar.
Een echte app uit de App Store of Play Store is zelden nodig en kost aanzienlijk meer. Is hij toch nodig, bijvoorbeeld voor gebruik zonder internet, dan zeggen we dat.